Proces helper

Hoe kan een digitaal product een digital agency helpen het proces van content aanleveren en feedback te versnellen?

Een budgetvriendelijke en snelle digital agency klink goed, toch? Ondanks dat brengt het nogal wat problemen met zich mee. De Onliners is zo’n snel en budgetvriendelijke digital agency, die zich bezig houdt met het ontwerpen en ontwikkelen van websites. Vanuit mijn stage ben ik gevraagd om een product te bedenken en te ontwikkelen dat de vertraging in het ontwerpproces moet verminderen. Dit is het project waarmee ik uiteindelijke ben afgestudeerd van de opleiding Communcation & Multi-Media Design aan de Hogeschool van Amsterdam.

Het probleem

In het ontwerpproces van De Onliners zijn klanten verantwoordelijk voor het aanleveren van content en feedback. In de praktijk werden deze bestanden regelmatig later aangeleverd dan afgesproken, of in delen. Hierdoor komen oplever deadlines in het gevaar, wat vervolgens impact heeft op de projecten die vooruit gepland zijn.

Het onderzoek

Om meer inzicht te krijgen in de doelgroep zijn er interviews gehouden met (6) klanten van De Onliners. Hieruit bleek dat 50% van de klanten weinig tot geen kennis had over/met websites. Hierdoor gaan zij onvoorbereid het project in, en lopen later tegen problemen aan. Zo vinden zij het lastig content te creeëren die past bij de opbouw van de website. Ook hebben zij behoefte aan begeleiding bij het geven van feedback, zodat ze weten waar ze op moeten letten.

Om meer inzicht te krijgen in waar deze doelgroep problemen ervaart in de context van het proces, is er een Customer Journey gemaakt. Door te kijken hoe de beide doelgroepen (wel of geen ervaring) zich tot elkaar verhouden kan er gekozen worden op welke groep er gericht gaat worden.

Hier komt duidelijk naar voren dat de klanten zonder ervaring aanzienlijk meer problemen ervaren gedurende het proces dan de klanten met ervaring. Omdat het verschil tussen de twee klantgroepen zo groot is, is er tijdens dit project gefocust op de groep onervaren klanten.

Design Challenge

“Hoe kan een digitaal interactief product Web starters gedurende het proces intensief ondersteunen bij het maken van content en het geven van feedback, zodat De Onliners niet langdurig hoeven te wachten tot dit wordt aangeleverd, het vastlopen van projecten wordt voorkomen en het proces zo soepel mogelijk verloopt voor beide partijen?”

Het concept

In overleg met de opdrachtgever en op basis van de inzichten uit het doelgroeponderzoek is ervoor gekozen om een product te gaan ontwikkelen dat de gebruikers in staat stelt om hun content en feedback aan te leveren. Hierbij krijgen ze concrete begeleiding en tips, en kunnen ze het aanleveren stap voor stap uitvoeren. Door middel van verschillende overtuigingsmethodieken wordt de gebruiker extra gemotiveerd om de taken uit te voeren.

Wireframes

De eerste versie van dit product is uitgewerkt d.m.v. Hi-Fi wireframes. Deze versie vormt de basis voor de structuur en flow van de Proces Helper. Hiermee wordt er een duidelijke visie neergezet van de volledige layout en functionaliteit van het product. De structuur en vorm van navigatie krijgen in dit stadium vorm.

Meer wireframes zien?

Key features

Dashboard

Er wordt gebruik gemaakt van een dashboard als het centrale punt van de Proces Helper. Hier kan de gebruiker alle informatie gedurende het proces terugvinden. Het proces wordt stap voor stap gevisualiseerd en tekstueel ondersteund. Door de stappen die ondernomen moeten worden om het doel te bereiken te laten zien motiveer je de gebruiker om deze stappen te ondernemen.

Ook wordt de gebruiker op de hoogte gehouden van updates door middel van notificaties. Wanneer er een deadline nadert of De Onliners een stap hebben gezet krijgen ze een e-mail notificatie. Door in deze e-mails een Call-To-Action toe te voegen wordt de gebruiker gemotiveerd de actie te ondernemen.

Kortom, het dashboard stelt de gebruiker in de gelegenheid om alle taken uit te voeren, terug te zien en van informatie te voorzien.

Key features

Content aanleveren

Een van de problemen was het aanleveren van content. Omdat de klanten geen duidelijk beeld hadden bij hoe de website er uit kwam te zien, vonden ze het lastig om passende content te maken. In de Proces Helper wordt de gebruiker hierbij geholpen. Zodra ze aankomen bij het aanleveren van content kunnen ze per pagina en sectie (welke in de intake worden gedefiniëerd) teksten schrijven en content aanleveren. Tijdens dit proces worden de ingevulde gegevens automatisch opgeslagen om verloren gegevens en daarmee demotivatie te voorkomen.

Key features

Feedback geven

Omdat klanten niet weten waar ze precies feedback op moeten geven kunnen ze dit doen in de Proces Helper. Hier kunnen ze m.b.v. de feedback tool UserBack feedback geven. In deze tool kunnen ze feedback geven d.m.v. screenshots, tekst en krijgen ze de mogelijkheid om elementen te omcirkelen of annoteren. Als toevoeging krijgen ze elke feedback ronde video’s te zien waarin duidelijk wordt uitgelegd wat er van ze wordt verwacht en hoe dit werkt. Aan het einde van deze video krijgen ze een to-do lijst om te voorkomen dat feedback over het hoofd wordt gezien.

Prototype

Ben je aan de hand van de beschreven case study geïnteresseerd geraakt in het gehele prototype? Klik dan op de button hieronder. Daar kun je het hele prototype bekijken en doorlopen.

Kom in contact met mij

06 27 82 35 06

Elke dag bereikbaar

Adres Gravinnesteeg 10B, Haarlem

Email juliushonee@outlook.com